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CodX PostOffice Poststellenmanagement

Sendungsverfolgung | Sendungserfassung | Digitalisierung Posteingang | Postfachanlagen | CxLetterScan 


Verarbeitung Einschreiben Posteingang

Verarbeitung von Einschreiben im Posteingang mit CodX PostOffice

Die Firma XY möchte die eingehenden Einschreiben (Briefe und Pakete) erfassen und die interne Zustellung dokumentieren. Damit soll die Poststelle jederzeit über eingehende Einschreiben Auskunft geben können.

Aus internen Prozessüberlegungen setzt die Firma unterschiedliche Wege der Dokumentation der Sendungen ein. Für alle Prozesse setzt die Firma CodX PostOffice für die Verarbeitung ein.

Prozesse

Erfassung der Sendungen im Posteingang

Die Sendungen werden im Posteingang mit CodX PostOffice erfasst. Dabei kommen die Erfassungsstationen von CodX PostOffice zum Einsatz.
Eingabe Empfänger an CodX PostOffice MS-IHSMit den manuellen Erfassungsstationen werden eingeschriebene Pakete und unförmige Briefe erfasst. Dabei wird der Sendungscode des Carriers mit dem Handscanner eingescannt und mit der Tastatur den Namen und / oder die Abteilung eingegeben. Dabei muss nur ein Teil des Empfängernamens eingegeben werden. CodX PostOffice bietet sofort eine Liste aller infrage kommenden Empfänger an. Der Bediener tippt solange, bis der gewünschte Empfänger in der Liste erscheint. Dies erfolgt im Normalfall bereits nach ein paar wenigen Wortteilen.

OCR-Station lightFür die OCR-gestützte Erfassung von Briefen setzt die Firma XY die OCR-Station light ein. Dabei wird die Sendung auf die Auflageplatte gelegt. Dabei erfolgt die Auflage so, dass die Empfängeradresse ungefähr im markierten Feld der Auflageplatte liegt. CodX PostOffice liest die Sendung ein und sucht anhand der gelesenen Empfängeradresse den korrekten Empfänger aus. Wenn der Empfänger nicht eindeutig erkannt werden kann, so gibt CodX PostOffice eine Liste aller ähnlichen Empfänger aus. Der Benutzer wählt den gewünschten Empfänger aus.

Kommen Sendungen beschädigt an, so wird dies mit dem Fotoscanner dokumentiert. Dabei wird gleich bei der Erfassung ein Bild mit dem Fotoscanner geschossen und durch CodX PostOffice automatisch zur Sendung abgespeichert. Es können beliebig viele Fotos der Sendung aufgenommen werden. So kann der Schaden aus jedem Blickwinkel dokumentiert werden.

Versand von Avis per eMail

Teile der Belegschaft wünscht, dass bei der Ankunft von eingeschriebenen Briefen oder Pakete eine eMail als Avis versendet wird. Dies wird bei CodX PostOffice beim entsprechenden Empfänger so eingestellt.

Wird nun eine eingeschriebene Sendung erfasst, so löst CodX PostOffice automatisch eine vorgefertigte eMail mit den Sendungsdaten und optional mit den zugehörigen Bildern an den Empfänger aus.

Zustellung mittels MDEs

Die Firma XY entscheidet sich, eingeschriebene Briefe mit mobilen Computer (MDEs) zu dokumentieren. Dabei wird bei der Zustellung mit dem eingebauten Barcodescanner der Barcode der Sendung eingelesen und bestätigt.
Bei der eigenhändigen Zustellung unterschreibt der Empfänger direkt auf dem MDE. Der Zeitpunkt der Zustellung, der Zusteller und die optionale Unterschrift wird anschliessend direkt CodX PostOffice übertragen.

Die Firma XY hat in den Verwaltungsgebäuden ein fächendeckendes WLAN zur Verfügung. In diesen Gebäuden setzt das MDE automatisch das WLAN für die Kommunikation ein. In diversen Aussenstellen steht jedoch kein WLAN zur Verfügung. In diesen Bereichen schaltet das MDE automatisch auf UMTS um. Die Datenübertragung funktioniert auch, wenn sich der Zusteller temporär in einem Funkloch befindet. Sobald der Empfang wieder gewährleistet ist, beginnt der Datenaustausch automatisch.

Zustellung mittels Rückscheinlabel No-Stick

Rückscheinlabel No-StickFür Pakete will die Firma XY den Rückscheinlabel No-Stick einsetzen. Dabei handelt es sich um ein Sendungslabel, welches direkt bei der Sendungserfassung ausgedruckt wird. Das Sendungslabel wird bei der Zustellung abgezogen und wird anschliessend als Rückschein verwendet. Die Rückseite klebt nach dem Abziehen nicht mehr!

Der Empfänger unterschriebt direkt auf dem Rückscheinlabel No-Stick. Der Zusteller nimmt den Rückschein in die Poststelle zurück. Hier werden diese in einen handelsüblichen Dokumentenscanner eingelegt und mit CodX PostOffice mit dem Modul Formularerfassung verarbeitet. Dabei liest CodX PostOffice auf dem Rückschein den aufgebrachten Barcode und speichert das Bild des Rückscheins direkt zur Sendung.

Die Firma hat sich für den Prozess mit dem Rückscheinlabel No-Stick für Pakete entschieden, um die Investition in MDEs zu minimieren. Zudem kann dieser Prozess einfach bei Ausgabestelle eingesetzt werden. Der Firma steht jederzeit frei, den Prozess auf die MDEs teilweise oder ganz umzustellen.

Recherche von Sendungen

Sendungsrecherche mit CodX PostOfficeAlle Sendungsdaten werden durch das Modul Track&Trace von CodX PostOffice gespeichert. Bei Rückfragen zu Sendungen kann die Poststelle die Sendungen anhand von verschiedensten Kriterien wie Empfänger, Absender, Einlieferdatum (evtl. Bereich), Sendungsart usw. suchen und die Details dazu aufrufen.
Dabei kann zu jeder Sendung alle erfassten Daten angezeigt oder ausgedruckt werden. Dazu gehören folgende Daten, sofern diese erfasst wurden:

  • Empfänger Name, Anschrift, Abteilung usw.
  • Sendungsart (Brief, Paket usw.)
  • Sendungsformat (C4, C5 usw.)
  • Sendungsgewicht, sofern eingegeben oder mit Waage automatisch gewogen
  • Einlieferdatum
  • Sendungsbilder, sofern aufgenommen
  • Bild des Rückscheins
  • Zustellzeitpunkt
  • Zusteller
  • Unterschrift
  • Klartext zur Unterschrift

Benötigte Komponenten

Für die obenstehende Lösung sind folgende Komponenten notwendig:  

  • Inbetriebnahme, Konfiguration und Test der Installation von CodX PostOffice
  • Einführung und Einweisung der Bediener und Anwender
  • Projektdokumentation

Für weitere Informationen, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf.

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