Was ist eine intelligente Postfachanlage?

Wirklich intelligent wird eine Postfachanlage erst dann, wenn Software und Prozesse die Übergabe von Sendungen, Dokumenten, Schlüsseln oder Geräten automatisieren, steuern und dokumentieren.

Der entscheidende Unterschied zwischen einer klassischen und einer intelligenten Postfachanlage liegt deshalb nicht primär in der Hardware, sondern in der Software und den implementierten Prozessen.

Allround-Talent

Eine intelligente Postfachanlage ist ein Allround-Talent für die Steuerung der Übergabe von Sendungen.

Automatische und dynamische Fachzuweisung

Eine intelligente Postfachanlage hat in der Regel unterschiedliche Fächer für verschiedene Einsatzzwecke: persönliche Fächer für Briefe und kleine Sendungen, persönliche Paketfächer, Team-Fächer, Postausgangsfach, usw.

Die intelligente Postfachanlage weist das optimale Fach je nach Sendung und Empfänger automatisch dynamisch zu. Wird die Sendung durch den Empfänger abgeholt, so wird das Fach automatisch wieder freigegeben.

Der Clou: Es muss nur eine minimale Anzahl von Fächern bereitgestellt werden! Das spart Platz und Kosten!

Automatisch Avisierung des Empfängers

Bei einer intelligenten Postfachanlage erhält der Empfänger automatisch eine Avisierung z.B. per eMail, dass eine Sendung für ihn abholbereit ist.

Das spart Zeit, da der Gang zur Postfachanlage nur dann notwendig ist, wenn auch tatsächlich eine Sendung vorliegt.

Dokumentation von Zustellung und Abholung

Die Zustellung der Sendung in die Postfachanlage und die Abholung durch den Empfänger wird automatisch und lückenlos dokumentiert.

Wer hat die Sendung wann in die Postfachanlage zugestellt? Wer und wann wurde diese abgeholt?

Das schafft Transparenz und vermeidet unnötige Rückfragen und Recherche-Aufwand.

Teamfächer und Zugriff für Stellvertreter

Arbeiten mehrere Empfänger in einem Team, ist es nicht in jedem Fall sinnvoll, dass jedes Team-Mitglied sein eigenes persönliches Postfach hat.

In diesem Fall lassen sich Teamfächer einrichten, in welche alle passenden Sendungen des Teams zugestellt werden. Ändern sich die Team-Mitglieder, so werden die Teamfächer automatisch entsprechend angepasst.

Stellvertreter erhalten automatisch Zugriff auf die betreffenden persönlichen Postfächer. Die im System hinterlegten Stellvertreterregelung (z.B. permanent oder nur Ferienabwesenheiten) greifen automatisch und müssen nicht gesondert gepflegt werden.

Kontaktlose Paketannahme

Die Anlieferung von Paketen von Paketdienstleistern erfolgt vielerorts unkontrolliert und ungeschützt – oder bedingt eine ständige Präsenz von Mitarbeitern.

Mit intelligenten Postfachanlagen wird eine kontaktlose Paketannahme implementiert. Dabei hinterlegt der Paketdienstleister die Sendungen direkt in der intelligenten Postfachanlage und ist somit dokumentiert und komplett geschützt.

Weitere Informationen finden Sie in Kontaktlose Paketannahme.

Geschützter Versand von Paketen

Die Pakete werden in einer intelligenten Postfachanlage hinterlegt, damit diese von einem Mitarbeiter der Poststelle abgeholt und zentral versendet wird.

Damit bleibt die Sendung jederzeit geschützt und der gesamte Aufgabeprozess ist transparent dokumentiert.

Hinterlegung

Sendungen können in einer intelligenten Postfachanlage für einen bestimmten Empfänger hinterlegt werden. Nur der ausgewählte Empfänger kann die Sendung an der intelligenten Postfachanlage abholen.

Damit sind geschützte und protokollierte Hinterlegung und Übergaben von Dokumenten, Schlüssel und Waren problemlos möglich.

IT-Kiosk und Materialausgabe

Intelligente Postfachanlagen werden auch als IT-Kiosk und für die Materialausgabe eingesetzt.

Damit lassen sich komplexe Prozesse mit Geräten und Zubehör einfach und anwenderfreundlich implementieren.

Beispiel defekter Laptop: Für die Reparatur eines defekte Laptops könnte der Prozess wie folgt aussehen:

• Benutzer geht mit dem defekten Gerät zur nächstgelegenen intelligenten Postfachanlage
• Benutzer identifiziert sich mit seinem Dienstausweis an der Postfachanlage und wählt die gewünschte Funktion
• Ein geeignetes Postfach öffnet sich und der Benutzer legt den defekten Laptop ein. Da die Postfächer mit Strom- und Netzwerkanschluss ausgerüstet sind, steckt der Benutzer sein Gerät direkt im Postfach ein
• Der Benutzer schliesst das Postfach. Dadurch wird automatisch eine Meldung an den IT-Support versendet, welcher ein entsprechendes Ticket eröffnet
• Der IT-Support schaltet sich auf das Gerät und versucht die Störung zu beheben.
• Ist die Störungsbehebung ohne den physischen Zugriff auf das Gerät nicht möglich, so geht der IT-Supporter zur Postfachanlage und öffnet mit seinem Dienstausweis das entsprechende Fach.
• Ist die Reparatur abgeschlossen, so erhält der Benutzer eine entsprechende Benachrichtigung. Er geht zur Postfachanlage und holt sich das reparierte Gerät ab.

Ein ähnlicher Prozess kann auch für die klassische Materialausgabe implementiert werden.

Alarmierung bei definierten Ereignissen

Es gibt diverse Ereignisse bei einer intelligenten Postfachanlage, welche schnell bearbeitet werden müssen:

• Empfänger holt seine Sendungen nicht ab: Erinnerung an Empfänger senden. Wenn die Erinnerung auch erfolglos ist, wird eine Zwangsentleerung durchgeführt.
• Benutzer lässt das Fach offen: Fach muss kurzfristig geschlossen werden, damit die Sendungen geschützt bleiben, bzw. das Postfach für andere Empfänger wieder benutzt werden kann.
• Fachauslastung zu hoch: Postfachanlage muss optimiert oder erweitert werden.
• weitere…

Unverbindliche Beratung

Für die Implementation einer intelligenten Postfachanlage ist die Analyse und das Verständnis der Anforderungen und Prozesse essenziell.

Vereinbaren Sie mit uns einen unverbindlichen Beratungstermin, damit wir Sie bei der Beschaffung und Implementierung einer intelligenten Postfachanlage unterstützen können.