{"id":1879,"date":"2026-07-28T15:52:38","date_gmt":"2026-07-28T13:52:38","guid":{"rendered":"https:\/\/web.codx.ch\/?p=1879"},"modified":"2026-08-21T17:02:48","modified_gmt":"2026-08-21T15:02:48","slug":"oeffnungsregeln","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.codx.ch\/wp\/oeffnungsregeln\/","title":{"rendered":"Digitale \u00d6ffnungsregeln"},"content":{"rendered":"\n<div class=\"wp-block-group alignfull is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<div class=\"wp-block-group is-style-narrow scroll-reveal anim__animated anim__fadeInUp is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow is-style-narrow--1\">\n<div class=\"wp-block-group is-layout-flow wp-container-core-group-is-layout-0bd50088 wp-block-group-is-layout-flow\">\n<div class=\"wp-block-group is-layout-flow wp-block-group-is-layout-flow\">\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Komplexit\u00e4t reduzieren, Sicherheit erh\u00f6hen<\/h2>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<p class=\"is-style-xl wp-block-paragraph\">\u00d6ffnungsregeln definieren, wie eingehende Post anhand festgelegter Kriterien verarbeitet wird. Sie legen fest, ob eine Sendung ge\u00f6ffnet und gescannt, unge\u00f6ffnet weitergeleitet oder einer bestimmten Person oder Abteilung zugewiesen wird.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Wenn&#8230;, dann&#8230;<\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"600\" height=\"285\" src=\"https:\/\/web.codx.ch\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/Wie-funktionieren-Oeffnungsregeln.webp\" alt=\"\" class=\"wp-image-1934\" srcset=\"https:\/\/www.codx.ch\/wp\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/Wie-funktionieren-Oeffnungsregeln.webp 600w, https:\/\/www.codx.ch\/wp\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/Wie-funktionieren-Oeffnungsregeln-300x143.webp 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 600px) 100vw, 600px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"has-xl-font-size wp-block-paragraph\">Typischerweise funktionieren sie nach dem Prinzip <strong>&#8222;Wenn \u2026 dann \u2026&#8220;<\/strong>:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li class=\"\"><strong>Wenn<\/strong> die Sendung als <em>vertraulich<\/em> oder <em>pers\u00f6nlich<\/em> gekennzeichnet ist \u2192 <strong>unge\u00f6ffnet an den Empf\u00e4nger weiterleiten<\/strong>. <\/li>\n\n\n\n<li class=\"\"><strong>Wenn <\/strong>Empf\u00e4nger = Vorstand \/ Gesch\u00e4ftsleitung oder Betriebsarzt \u2192 <strong>unge\u00f6ffnet an Empf\u00e4nger weiterleiten<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li class=\"\"><strong>Wenn<\/strong> die Sendung mit c\/o gekennzeichnet ist \u2192 <strong>unge\u00f6ffnet an den Empf\u00e4nger weiterleiten<\/strong>. <\/li>\n\n\n\n<li class=\"\"><strong>Wenn<\/strong> Empf\u00e4ngername in der Anschrift <em>\u00fcber<\/em> dem Firmenname steht \u2192 <strong>unge\u00f6ffnet an den Empf\u00e4nger weiterleiten.<\/strong><\/li>\n\n\n\n<li class=\"\"><strong>Wenn<\/strong> der Empf\u00e4nger abwesend ist \u2192 <strong>automatisch an die hinterlegte Stellvertretung weiterleiten<\/strong>. <\/li>\n\n\n\n<li class=\"\"><strong>Wenn<\/strong> der Absender eine Beh\u00f6rde ist \u2192 <strong>\u00f6ffnen und digitalisieren<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li class=\"\"><strong>Wenn<\/strong> eine Rechnung eingeht \u2192 <strong>direkt an die Finanzabteilung \u00fcbergeben<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n<li class=\"\"><strong>Wenn <\/strong>Irrl\u00e4ufer \u2192 <strong>unge\u00f6ffnet an die Post retournieren<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dies sind nur einige typische Beispiele von \u00d6ffnungsregeln. Meist sind diese \u00d6ffnungsregeln f\u00fcr verschiedene Empf\u00e4nger oder Abteilungen unterschiedlich. Jeder Empf\u00e4nger und jede Abteilung m\u00f6chte ihre eigenen \u00d6ffnungsregeln definieren und diese sollen umgehend greifen.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Manuelle Bearbeitung praktisch unm\u00f6glich<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In vielen Unternehmen werden diese Regeln heute noch in Excel-Listen oder Dokumenten verwaltet. <\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"800\" height=\"215\" src=\"https:\/\/web.codx.ch\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/Oeffnungsregeln-Herausforderung-der-manuellen-Verwaltung.webp\" alt=\"\" class=\"wp-image-1933\" srcset=\"https:\/\/www.codx.ch\/wp\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/Oeffnungsregeln-Herausforderung-der-manuellen-Verwaltung.webp 800w, https:\/\/www.codx.ch\/wp\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/Oeffnungsregeln-Herausforderung-der-manuellen-Verwaltung-300x81.webp 300w, https:\/\/www.codx.ch\/wp\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/Oeffnungsregeln-Herausforderung-der-manuellen-Verwaltung-768x206.webp 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 800px) 100vw, 800px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Das bringt Herausforderungen mit sich:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list is-style-liststyle-icon-start--triangle\">\n<li class=\"\">\u00c4nderungen m\u00fcssen manuell gepflegt werden. <\/li>\n\n\n\n<li class=\"\">Stellvertretungen werden h\u00e4ufig vergessen oder kommen zu sp\u00e4t.<\/li>\n\n\n\n<li class=\"\">Hunderte von Regeln werden schnell un\u00fcbersichtlich. <\/li>\n\n\n\n<li class=\"\">Bis neue Regeln wirksam sind, vergeht oft viel Zeit.<\/li>\n\n\n\n<li class=\"\">Viel Wissen bei den Mitarbeitern. Probleme bei Abwesenheiten oder Ausscheiden von Mitarbeitern.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In einer <strong>digitalen Poststelle<\/strong> werden \u00d6ffnungsregeln <strong>zentral oder direkt vom Empf\u00e4nger verwaltet<\/strong> und automatisch angewendet. Die Software pr\u00fcft beim Posteingang die definierten Kriterien und f\u00fchrt die passende Aktion sofort aus. <\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"800\" height=\"318\" src=\"https:\/\/web.codx.ch\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/Digitale-Oeffnungsregeln-verwalten.webp\" alt=\"\" class=\"wp-image-1935\" srcset=\"https:\/\/www.codx.ch\/wp\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/Digitale-Oeffnungsregeln-verwalten.webp 800w, https:\/\/www.codx.ch\/wp\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/Digitale-Oeffnungsregeln-verwalten-300x119.webp 300w, https:\/\/www.codx.ch\/wp\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/Digitale-Oeffnungsregeln-verwalten-768x305.webp 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 800px) 100vw, 800px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Dadurch werden <strong>Prozesse standardisiert<\/strong>, <strong>Compliance- und Datenschutzvorgaben eingehalten <\/strong>und der <strong>administrative Aufwand deutlich reduziert<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Kundenorientierung<\/h3>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Selbstverst\u00e4ndlich hat die Poststelle die M\u00f6glichkeit, nicht die W\u00fcnsche der Empf\u00e4nger und Abteilungen einzugehen und rein nach juristischen Kriterien zu entscheiden. Dabei werden nur generelle \u00d6ffnungsregeln (<em>vertraulich \/ pers\u00f6nlich<\/em>, c\/o und Irrl\u00e4ufer) angewendet. <\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">In einer <strong>kundenorientierten<\/strong> (= empf\u00e4ngerorientierten) und <strong>agilen Organisation<\/strong> kann dies jedoch nicht angewendet werden. Die Empf\u00e4nger erachten diese Dienstleistung als selbstverst\u00e4ndlich.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Denn die Umsetzung von automatisierten und flexiblen \u00d6ffnungsregeln hilft dem Unternehmen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li class=\"\">die Prozesse zu vereinheitlichen und trotzdem flexibel zu halten.<\/li>\n\n\n\n<li class=\"\">den Datenschutz und Compliance einzuhalten.<\/li>\n\n\n\n<li class=\"\">R\u00fcckfragen und Fehler zu reduzieren.<\/li>\n\n\n\n<li class=\"\">Verteilung der Eingangspost zu beschleunigen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Umsetzung mit <em>CodX PostOffice<\/em><\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><em>CodX PostOffice<\/em> setzt \u00d6ffnungsregeln <strong>direkt in den Prozess der Sendungserfassung und Digitalisierung<\/strong> ein. Beim Erfassen einer eingehenden Sendung wird anhand der hinterlegten \u00d6ffnungsregeln entschieden, ob die Sendung <strong>gescannt oder nicht gescannt<\/strong> werden darf. Sendungen, die digitalisiert werden d\u00fcrfen, k\u00f6nnen automatisch dem Scan-Prozess zugef\u00fchrt werden; andere Sendungen gehen in die physische Zustellung.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die \u00d6ffnungsregeln k\u00f6nnen dabei unterschiedliche Informationen ber\u00fccksichtigen, etwa den <strong>Empf\u00e4nger<\/strong>, <strong>individuelle Vorgaben<\/strong> oder <strong>Merkmale der Sendung<\/strong> wie \u00abpers\u00f6nlich\u00bb oder \u00abvertraulich\u00bb. Die Empf\u00e4nger k\u00f6nnen eigene \u00d6ffnungsregeln vorgeben \u2013 auch solche, die auf dem Brief selbst nicht sichtbar sind. Damit wird die Entscheidung \u00abScan \/ No-Scan\u00bb nicht allein dem Mitarbeitenden in der Poststelle \u00fcberlassen, sondern systematisch unterst\u00fctzt.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Ein typischer Ablauf sieht vereinfacht so aus:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li class=\"\"><strong>Sendung erfassen:<\/strong> Empf\u00e4nger und weitere Sendungsinformationen werden in <em>CodX PostOffice<\/em> erfasst. <\/li>\n\n\n\n<li class=\"\"><strong>\u00d6ffnungsregel pr\u00fcfen:<\/strong> Das System bestimmt anhand der hinterlegten \u00d6ffnungsregeln, ob die Sendung ge\u00f6ffnet und digitalisiert werden darf. <\/li>\n\n\n\n<li class=\"\"><strong>Scan \/ No-Scan bestimmen:<\/strong> Zul\u00e4ssige Sendungen werden zum Scannen ausgeschleust; nicht zul\u00e4ssige Sendungen bleiben geschlossen und werden physisch weitergeleitet. <\/li>\n\n\n\n<li class=\"\"><strong>Digital zustellen:<\/strong> Gescannte Sendungen k\u00f6nnen per E-Mail, \u00fcber die <em>Intranet WebApp<\/em> oder an ein externes DMS \u00fcbergeben werden. <\/li>\n\n\n\n<li class=\"\"><strong>Physische Sendung weiterverarbeiten:<\/strong> Nach dem Scannen kann der Originalbrief beispielsweise zugestellt, archiviert oder vernichtet werden.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Gerade bei gr\u00f6sseren Sendungsmengen ist wichtig, dass diese Entscheidung bereits fr\u00fch im Prozess erfolgt. <\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Der wesentliche Unterschied zu einer klassischen Excel-Liste ist damit: <strong>Die \u00d6ffnungsregel ist nicht nur dokumentiert, sondern Bestandteil des operativen Workflows.<\/strong> <em>CodX PostOffice<\/em> nutzt die hinterlegten Informationen, um beim Eingang einer Sendung unmittelbar die richtige Verarbeitung anzustossen \u2013 und verbindet \u00d6ffnungsentscheidung, Digitalisierung, elektronische Zustellung und den Folgeprozess der physischen Sendung in einem System.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-layout-flex wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button\"><a class=\"wp-block-button__link wp-element-button\" href=\"https:\/\/www.codx.ch\/wp\/termin-vereinbaren\">Termin vereinbaren<\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Komplexit\u00e4t reduzieren, Sicherheit erh\u00f6hen \u00d6ffnungsregeln definieren, wie eingehende Post anhand festgelegter Kriterien verarbeitet wird. 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