Faktura
Das Modul Faktura ist in den Gesamtprozess des Briefdienstes integriert. Die von der Sendungserfassung erfassten Daten werden im Auftragslauf automatisch zu Aufträgen zusammengeführt.
Mit Hilfe des spezifisch für den Briefdienst ausgelegten Tarifmodells werden die Auftragspositionen abhängig von Format, Gewicht und Ziel der Sendung gebildet.
Am Rechnungstag wird einfach nur der Rechnungslauf gestartet und die Rechnungen werden automatisch erstellt. Die Rechnungsdaten werden anschliessend automatisch mit dem FIBU-Export an Ihr Buchhaltungssystem übertragen.
Das Modul FA-Fakturierung von CodX PostOffice dient der Verrechnung von Dienstleistungen an Kunden und Partner. Es umfasst ein komplexes und flexibles Tarifmodell, welches auf die Bedürfnisse des Poststellenmanagements zugeschnitten ist.
Zyklische Artikel
Es gibt bei jedem Briefdienst zyklisch anfallende Auftragspositionen, welche meist kundenspezifisch in Rechnung gestellt werden sollen. Dazu gehören zum Beispiel Frankierservice, Postfachleerungen, usw. Es ist mühsam, diese wiederkehrenden Positionen manuell zu erfassen.
Mit CodX PostOffice Faktura ist dies auch nicht nötig. Mit den zyklischen Artikeln werden die gewünschten Auftragspositionen automatisch erstellt. Flexible Scripts können jede Art von Auftragspositionen für zyklischen Dienstleistungen erstellen, welche sich anhand der Daten in der Datenbank errechnen lassen.
eRechnung
CodX PostOffice Faktura unterstützt die gängigsten Formate für elektronische Rechnungen wie XRechnung nach EN 16931 oder ZUGFeRD / Factur-X. Die eRechnungen werden automatisch per eMail oder PEPPOL (in Vorbereitung) zum Kunden übertragen.
Der physische Versand der Briefe entfällt damit. Zudem bestehen diverse Kunden und Behörden auf die Fakturierung mit eRechnungen.
Rechnungsmandanten
CodX PostOffice Faktura ist mandantenfähig. Dabei können Aufträge und Rechnungen für verschiedene Rechnungsmandanten erstellt werden. Obwohl der Briefdienst alle logistischen und operativen Prozesse in CodX PostOffice vereint, können gegenüber den Kunden Aufträge und Rechnungen für verschiedene Briefdienste ausgewiesen werden.
Mit der Fusion der logistischen und operativen Prozesse können damit verschiedene Briefdienstleister die Produktionskosten tief halten, ohne ihre eigene Kundenbindung zu verlieren.
Zuweisungsfehler
Bei der Sendungserfassung treten ab und zu Fehler auf. Dabei können Sendungsdaten unvollständig oder falsch zum Beispiel von der Sortiermaschine übertragen worden sein. Dies führt zu Zuweisungsfehler, welche den Auftragslauf stören und zu unvollständigen oder falschen Auftragspositionen führt.
CodX PostOffice zeigt Zuweisungsfehler im Vorfeld an und bietet entsprechende Korrekturfunktionen an oder korrigiert diese falls möglich gleich automatisch.
Plausibilitätsprüfung
Im operativen Gesamtprozess schleichen sich oft Fehler ein, welche zu Reklamationen bei der Rechnungsstellung führen können. Dies lässt sich vermeiden, indem die Plausibilitätsprüfung von CodX PostOffice eingeschaltet wird.
Dabei prüft CodX PostOffice bei der Rechnungsstellung, ob gewisse Parameter, wie zum Beispiel Sendungsmengen, Rechnungsbetrag usw. signifikant vom Durchschnitt abweichen. Ist dies der Fall, so schlägt CodX PostOffice die Rechnung zur Prüfung vor. Sie haben dann die Möglichkeit, dies zu bestätigen oder die Rechnung zu korrigieren.
Damit reduzieren Sie den Zeitaufwand für die mühsame Einzel- oder Stichprobenprüfung von Rechnungen und vermeiden Kundenreklamationen.
SEPA Direct Debit
CodX PostOffice Faktura enthält alle Funktionen, damit SEPA-SDD im Rahmen der Mandatsverwaltung, Rechnungsstellung und FIBU-Export verarbeitet werden kann. Die Zahlungsabwicklung mit dem Bankinstitut selber wird in jedem Fall durch ein Drittsystem (FIBU) durchgeführt.
FIBU-Export
Die mit CodX PostOffice Faktura erstellten Rechnungsdaten werden mit dem FIBU-Export automatisch in Ihre bestehende FIBU exportiert.
Weitere Informationen
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