So klappt Arbeiten im Büro und HomeOffice

Posteingang richtig digitalisieren

Das physische Büro ist längst nicht mehr der einzige Ort, an dem ein effektives Arbeiten möglich ist. Flexible Beschäftigungsmodelle wie Homeoffice und hybrides Arbeiten haben sich mittlerweile als gleichwertige Alternative erwiesen und werden mehr und mehr zum Standard. Intelligente Digitalisierungs- und Postlösungen unterstützen diese Entwicklung und stellen sicher, dass bestehende Prozesse digital, aber auch physisch fortgeführt werden können.

Arbeitsplätze folgen keinem einheitlichen Standard mehr. Die strikte Büropräsenz wird zunehmend von hybriden, dezentralen Arbeitsumgebungen abgelöst. Unternehmen werden zur Drehscheibe der Digitalisierung und stehen zugleich einem Struktur- und Systemwandel gegenüber. Das Büro wird zum Ort der Begegnung und des intensiven Austauschs, während das HomeOffice konzentriertes und ungestörtes Arbeiten zulässt. Werden die jeweiligen Präsenzmöglichkeiten geschickt kombiniert, lassen sich für alle Beteiligten und jegliche Arbeitsszenarien ideale Bedingungen schaffen. Das Modell des modern Workspace ist zweifellos mit einer hohen Erwartungshaltung verknüpft. Zukunftsfähig sind Unternehmen nur, wenn sie mit dieser Entwicklung gehen und das technisch erforderliche Fundament legen. Anders als häufig vermutet, braucht es hierfür nicht nur entsprechende Hardware zum Scannen von Briefen. Es geht insbesondere darum, den Gesamtprozess der physischen und digitalen Sendung im Auge zu behalten.

Alles einscannen?

Bereits bei der Ankunft einer Briefsendung stellt sich die Frage, ob diese überhaupt geöffnet und gescannt werden darf. Besondere oder individuelle Öffnungsregeln des Empfängers müssen berücksichtigt werden. Wenn beispielsweise der Vermerk 'persönlich / vertraulich' auf dem Brief steht, kann dies ein Hinweis sein, dass diese Sendung nicht geöffnet werden darf. Der Empfänger kann aber auch Öffnungsregeln vorgeben, welche auf dem Brief nicht ersichtlich sind (z.B. Betriebsarzt, Vorstand, Einschreiben usw.).

Ein modernes und intelligentes System muss also bereits den ungeöffneten Brief nach Scan oder NoScan unterscheiden und vorsortieren können. Das System muss dabei praktisch beliebig skalierbar sein. Eigentlich soll ja durch die Digitalisierung der Arbeitsaufwand im Posteingang gesenkt und nicht erhöht werden!

Einscannen! Und dann?

Der eigentliche Scanprozess ist recht übersichtlich und effizient. Moderne Dokumentenscanner arbeiten schnell und sicher, sofern die entsprechenden Vorarbeiten (Brieföffner, entfernen von Büroklammern usw.) seriös vorgenommen wurden.
Was geschieht nun aber mit den physischen Sendungen, wenn diese eingescannt werden? Können diese ungeschaut entsorgt oder archiviert werden? Was, wenn der Empfänger die physische Sendung für die Weiterverarbeitung braucht?
Wie ist das Verfahren, wenn eine Sendung nicht eingescannt werden kann? Weil diese zum Beispiel irgendwelche Ware enthält (z.B. Schlüssel, Kugelschreiber, Tickets, usw.)?

Ein System, welches nicht nur das Einscannen und die elektronische Verarbeitung der Sendung unterstützt, bietet Möglichkeiten den Folgeprozess generell, aber auch individuell, wenn nötig bis auf die einzelne Sendung zu bestimmen und zu steuern. Es müssen einfache Prozesse verfügbar sein, um die physischen Sendungen im Folgeprozess effizient und sicher abzubilden.

Zustellen! Nur, wohin?

Bestimmen die allgemeinen oder individuellen Öffnungsregeln oder der Folgeprozess dass die Sendung physisch zugestellt werden muss, trifft man auf das nächste Prozessproblem: Arbeitet der Empfänger praktisch nur noch im HomeOffice oder hat im Büro keinen festen Arbeitsplatz (z.B. Open Space, Clean Desk, usw.), so ist die physische Zustellung gar nicht so einfach.

Hierzu sind Lösungen notwendig, welche zum Beispiel eine Umleitung der physischen Sendung an einen Stellvertreter und / oder in eine Postfachanlage bieten. Sogar die Zustellung an das HomeOffice oder eine andere externe Adresse kann eine notwendige Anforderung sein.

Kein System-Wirrwarr!

Prozesse mit diesen umfangreichen und komplexen Anforderungen müssen mit einem spezifischen System abgebildet werden. Eine Aufteilung der Prozesse in unterschiedliche Systeme führt zu ungewollten und unnötigen Medium- oder Systemwechsel und zu komplizierten Schnittstellen. Die Prozesse werden dadurch nicht einheitlich und nicht überprüfbar.

CodX PostOffice unterstützt alle diese Prozesse und noch viel mehr. Die Prozesse lassen sich in CodX PostOffice auf Ihre Bedürfnisse anpassen und konfigurieren. Damit können selbst komplexe Eigenheiten einfach abgebildet und umgesetzt werden.
Mit CodX PostOffice stellt HomeOffice für den Posteingang keine Hürde mehr dar!

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