Digitalisierung Posteingang

Das Scannen der Briefe im Posteingang wird im Umfeld von Homeoffice und Clean Desk Policy immer wichtiger.
Der digitale Briefkasten von CodX PostOffice betrachtet den Gesamtprozess von Öffnungsregeln, Scannen, elektronische Verteilung und wenn nötig physische Zustellung oder Archivierung.

Vorsortierung Scan / NoScan

Bei der Digitalisierung des Posteingangs dürfen nicht alle eingehende Briefe geöffnet und gescannt werden. Es gilt, die Privatsphäre und den Datenschutz entsprechend zu berücksichtigen.
Je nach Öffnungsregeln des Empfängers müssen Sendungen weiterhin physisch zugestellt werden.

Die einfache und schnelle physische Vorsortierung nach Scan / NoScan oder nach Vertraulichkeit ist die Herausforderung für eine effiziente und professionelle Digitalisierung von Briefen.

Briefe scannen

In CodX PostOffice lässt sich das Scannen der Briefe direkt in den Erfassungsprozess integrieren.

Dies wird direkte Digitalisierung genannt.

Bei der direkten Digitalisierung erfolgt die Öffnung und das Scannen direkt in der Sendungserfassung. Dieser Prozess hat den Vorteil, dass die Sendungen in einem Verarbeitungsschritt und an einem Arbeitsplatz verarbeitet werden kann. Dazu wird am Erfassungsarbeitsplatz einfach ein geeigneter Scanner angeschlossen. Die direkte Digitalisierung eignet sich besonders für die Digitalisierung von kleinen bis mittleren Sendungsmengen und für die Digitalisierung von Lieferscheinen, Zollpapieren usw.

Als Alternative für grosse Sendungsmengen dient die indirekte Digitalisierung.

Bei der indirekten Digitalisierung werden die Sendungen an den Erfassungsstationen erfasst. Dabei wird für jede Sendung ein entsprechendes Sendungslabel ausgedruckt und aufgeklebt. Für Sendungen, welche digitalisiert werden, wird automatisch die Routing-Information für die Digitalisierung aufgedruckt. Alle einzuscannenden Sendungen gehen anschliessend in die Digitalisierung, wo diese geöffnet und eingescannt werden. Die übrigen Briefe gehen direkt in die physische Zustellung.
Der Vorteil dieser Variante liegt darin, dass die Sendungserfassung sehr schnell ist. Diese Variante eignet sich für die Digitalisierung von mittleren bis grossen Sendungsmengen.

Folgeprozess

Der Folgeprozess bestimmt, was mit der physischen Sendung nach dem Einscannen passiert. Grundsätzlich möglich sind:

• Physische Zustellung an den Empfänger
• Archivierung
• Vernichtung

Der Folgeprozess kann jeder Empfänger für jede Sendungsart (z.B. Einschreiben) selber bestimmen und definieren. Es ist sogar möglich, dass der Empfänger bei jeder einzelnen Sendung den Folgeprozess individuell bestimmen kann.

Elektronische Zustellung

Die elektronische Zustellung kann wahlweise direkt per eMail, über die Intranet WebApp oder an ein externes DMS erfolgen.

Erfolgt die Zustellung per eMail, so erhält der Empfänger die elektronische Sendung direkt in seinem eMail-Posteingang.

In der Intranet WebApp kann die elektronische Sendung direkt im Browser öffnen.

Der Export in ein externes DMS erfolgt über die automatische Export-Funktion von CodX PostOffice, welche auch Meta-Daten übertragen können.