Digitalisierung Posteingang
Mit der Digitalisierung von Postsendungen im Posteingang sparen Sie wertvolle Zeit für die Zustellung von Sendungen. CodX PostOffice bietet die einfache Digitalisierung von Sendungen im Posteingang, komplett in den Gesamtprozess integriert.
Öffnungsregeln
Post bestimmter Empfänger darf durch die Poststelle nicht geöffnet werden. Dabei handelt es sich zum Beispiel Sendungen für den Vorstand oder für den Betriebsarzt.
In CodX PostOffice kann für jeden Empfänger einzeln eingestellt werden, welche Sendungen digitalisiert werden dürfen und welche nicht. Diese Einstellung kann auch abhängig von der Sendungsart sein (z.B. Standard-Sendungen, Einschreiben usw.). Zudem kann festgelegt werden, was mit der physischen Sendung passieren soll. Diese kann je nach Vorgabe zusätzlich zugestellt, vernichtet oder archiviert werden. Selbstverständlich wird auch für diese Prozesse die Sendungsverfolgung unterstützt.
Direkte / indirekte Digitalisierung
CodX PostOffice unterscheidet zwei Prozesse: direkte und indirekte Digitalisierung.
Bei der direkten Digitalisierung erfolgt die Öffnung und Digitalisierung direkt bei der Sendungserfassung. Dieser Prozess hat den Vorteil, dass die Sendungen in einem Verarbeitungsschritt und an einem Arbeitsplatz verarbeitet werden kann. Dazu wird am Erfassungsarbeitsplatz einfach ein geeigneter Scanner angeschlossen. Die direkte Digitalisierung eignet sich besonders für die Digitalisierung von kleinen bis mittleren Mengen und für die Digitalisierung von Lieferscheinen, Zollpapieren usw.
Bei der indirekten Digitalisierung werden die Sendungen an den Erfassungsstationen erfasst. Dabei wird für jede Sendung ein entsprechendes Sendungslabel ausgedruckt und aufgeklebt. Für Sendungen, welche digitalisiert werden können, wird automatisch die Routing-Information für die Digitalisierung aufgedruckt. Alle zu digitalisierenden Sendungen gehen anschliessend in die Digitalisierung, wo diese geöffnet und digitalisiert werden. Der Vorteil dieser Variante liegt darin, dass die Sendungserfassung sehr schnell ist. Diese Variante eignet sich für die Digitalisierung von mittleren bis grossen Mengen.
Digitale Zustellung
Die elektronische Zustellung der digitalisierten Sendungen erfolgt per eMail. Dabei werden die vom Scanner eingelesenen Seiten als PDF-Datei als Anhang an den Empfänger gesendet. Das PDF-Dokument enthält alle eingescannten Sendungen. Zudem enthält das PDF optional Informationen zur Sendung selber (z.B. UPOC, Alternativcode, Erfassungsdatum usw.). Damit ist die Rückverfolgbarkeit der Sendung inklusive dem Sendungsinhalt gewährleistet.
Optional können die elektronischen Daten auch an ein Workflow-Prozess übergeben werden. Durch den Workflow-Prozess lassen sich je nach Geschäftsprozess entsprechende Aktionen automatisieren.
Weitere Informationen dazu finden Sie in der Produkt-Information Digitalisierung Posteingang und im Whitepaper Digitalisierung mit CodX PostOffice.