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Verarbeitung von Einschreiben im Posteingang mit CodX PostOffice

Optimieren Sie Ihren Posteingang mit der elektronischen Erfassung von eingeschriebenen Briefe und Pakete und der digitalen Weiterverarbeitung mit CodX PostOffice. Dadurch sparen Sie wertvolle Arbeitszeit bei der Zustellung und allfälligen Nachforschungen und gewinnen viel Vertrauen bei den Empfängern und Ihren Kunden.

Erfassung Einschreiben

Elektronische Erfassung der Einschreiben

Die elektronische Sendungserfassung erfolgt mit den Erfassungsstationen von CodX PostOffice. Hierzu kommt manuelle Erfassungsstationen, halbautomatische OCR-Stationen oder automatische Postsortiermaschinen CxLetterScan zum Einsatz.

Manuelle elektronische Erfassung von EinschreibenMit den Erfassungsstationen wird in Sekundenschnelle der korrekte Empfänger erfasst, meist auch, wenn diese auf dem Brief unvollständig oder fehlerhaft ist. Gleichzeitig wird wahlweise ein Bild des Briefs oder des Pakets aufgenommen und gespeichert.

Je nach Sendungsvolumen und Zeitfenster wählen Sie die auf Ihre Poststelle und Bedürfnisse abgestimmte Technik.

Manuelle elektronische Erfassung von Einschreiben      Halbautomatische elektronische Sendungserfassung von Einschreiben mit OCR-Station    Automatische elektronische Erfassung von Einschreiben mit Briefsortiermaschine CxLetterScan

 

Avis per eMail bei Ankunft von Einschreiben

Nach der Erfassung des Einschreibens sendet CodX PostOffice automatisch eine Benachrichtigung per eMail an den Empfänger. Die eMail enthält alle Informationen des eingeschriebenen Briefs oder Pakets, wahlweise inklusive des aufgenommenen Fotos. Selbstverständlich erhält der Empfänger das eMail im angepassten Format und Layout und in der individuellen Sprache.

Zustellung von Einschreiben mit Rückscheinlabel No-Stick

Rückscheinlabel No-StickAls Alternative zur Dokumentation der Zustellung von Einschreiben mit mobilen Computern bietet CodX PostOffice Rückscheinlabel No-Stick. Dabei handelt es sich um ein Label, welches direkt bei der Sendungserfassung ausgedruckt wird. Das Sendungslabel wird bei der Zustellung abgezogen und anschliessend als Rückschein verwendet. Die Rückseite klebt nach dem Abziehen nicht mehr!

Der Empfänger unterschreibt direkt auf dem Rückscheinlabel No-Stick. Der Zusteller nimmt die Rückscheine in die Poststelle zurück. Hier werden diese in einen handelsüblichen Dokumentenscanner eingelegt und mit CodX PostOffice verarbeitet. Dabei liest CodX PostOffice den Barcode und speichert das Bild des Rückscheins direkt zur Sendung.

Bei allfälligen Nachforschungen müssen nicht aufwändig Papierordner oder Logbücher durchsucht werden. Sie erhalten das Bild des Rückscheins mit ein paar Klicks.

Mit diesem Prozess sind keine grossen Investitionen in mobile Computer nötig, was insbesondere für kleine Sendungsmengen sehr interessant ist.

Recherche von Einschreiben

Einfache Sendungsrecherche mit CodX PostOfficeAlle Informationen von Einschreiben werden in CodX PostOffice gespeichert. Recherchen erledigen Sie ohne zeitaufwändiges Durchsuchen von Papierordner oder Logbüchern mit vielfältigen Suchkriterien in Sekundenschnelle.

Sie erhalten alle gespeicherten Informationen wie zum Beispiel:

  • Empfänger Name, Anschrift, Abteilung usw.
  • Sendungsart (Brief, Paket usw.)
  • Sendungsformat (C4, C5 usw.)
  • Sendungsgewicht
  • Einlieferdatum
  • Sendungsbilder
  • Bild des Rückscheins
  • Zustellzeitpunkt
  • Zusteller
  • Unterschrift
  • Klartext zur Unterschrift

Mobile Computer (MDE)

Zustellung mit mobilen Computern (MDE)

Die Dokumentation der Zustellung von Einschreiben, Paketen oder sonstigen höherwertigen Sendungen erfolgt mit mobilen Computern (MDE).

Das MDE zeigt laufend die Liste der zuzustellenden Sendungen an. Wird eine Sendung zugestellt, wird einfach der Barcode gescannt und die Zustellung ist dokumentiert. Wenn gewünscht, kann die erfolgreiche Zustellung durch Unterschrift direkt auf dem Display des MDEs dokumentiert werden. Beschädigte Sendungen können direkt fotografiert werden.
Kann eine Sendung nicht zugestellt werden, so wird der entsprechende Grund der Unzustellbarkeit direkt im MDE erfasst. Die Kennzeichnung mit Kleber, Stempel usw. entfällt damit komplett.

Die Daten gelangen über eine schnelle und sichere Kommunikation über eine verschlüsselte Verbindung über WLAN, 4G oder 5G in CodX PostOffice.
Wird die Verbindung kurzzeitig unterbrochen, so wird diese automatisch wieder gestartet, sobald wieder eine Verbindung möglich ist.

Als MDE können handelsübliche Mobiltelefone mit Android oder iOS eingesetzt werden. Es empfiehlt sich jedoch, robuste, industrietaugliche MDEs einzusetzen.

 


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